プロジェクト概要

長年にわたり、お客様の設計担当者が中心となって作成・更新を続けてきた取扱説明書の全面改訂プロジェクトを支援しました。

度重なる機能追加や仕様変更により、説明文の追加・修正が繰り返された結果、表現や用語にばらつきが生じ、ユーザーにとって理解しづらい構成となっていました。また、設計者の視点で記載されている箇所も多く、実際の利用シーンを想定した説明への見直しが求められていました。（2024年）

プロジェクトの背景と課題

お客様のマニュアルは、長年にわたり製品の設計担当者様が中心となって作成・更新を行っていました。しかし、度重なる機能追加によって部分的な改訂が繰り返された結果、以下のような課題が生じていました。

• つぎはぎ状態の説明文
  機能追加のたびに部分修正を行い、全体の一貫性が失われていた
• 用語や表現のばらつき
  同じ機能や操作でも、章ごとに異なる用語や表現が使われていた
• 設計者視点の記述
  で設計仕様を中心とした記載が多く、ユーザーが「何をすればよいか」直感的に理解しにくかった
• 掲載ルールの不在
  記述ルールや見出し構成の基準がなく、ページごとの品質に統一感がなかった

当社の取り組み：ユーザー視点による情報の再設計

当社では、単なる文章のリライトにとどまらず、マニュアル全体の「情報設計」から見直すトータルな改善提案を実施しました。まず既存マニュアルを詳細に分析・調査し、以下のステップで刷新を進めました。

• 用語集およびライティングルールの策定
  表記の揺れを防ぐため、用語集を作成し、ライターが準拠すべきルールを整備しました。
• 操作フローに沿った情報設計と章構成の統一
  ユーザーの実際の利用シーンや操作手順を考慮し、誰でも迷わず目的の情報へアクセスできる構成へ再構築しました。
• 「設計仕様」から「利用シーン」を意識した説明へ
  設計者の知識をそのまま記載するのではなく、「誰が、どの場面で、何を行いたいのか」に焦点を当て、ユーザーの行動を支援する表現へ見直しました。
• 不要な重複・曖昧表現の整理
  重複している説明や伝わりにくい表現を精査し、簡潔で分かりやすい文面に整理しました。

改善の成果

このプロジェクトにより、マニュアルは大きな進化を遂げました。

• 誰でも一目で理解できるマニュアルへ
  用語や表現が統一され、どの章を読んでも迷わない分かりやすさを実現しました。
• 目的の情報へ素早く到達可能に
  ユーザーの操作フローに最適化された構成により、必要な情報にすぐ辿り着けるようになりました。
• 今後の運用基盤を確立
  ライティングルールを整備したことで、今後の製品改訂時にも品質を維持したまま更新できる体制が整いました。
• 単なる「説明書」から「ユーザーズガイド」へ
  設計者の知識を記録した文書から、ユーザーのスムーズな操作を導く心強い「ユーザーズガイド」へと生まれ変わりました。